Kadangkala dalam kegiatan kita sehari-hari kita perlu mengadakan meeting dengan beberapa orang lainnya, bahkan untuk pekerja kantor atau yang membuka usaha, untuk meeting pun kita perlu bepergian ke luar kota hanya untuk bertemu dan rapat menggunakan proyektor.

Memang sudah banyak aplikasi media yang bisa memperpendek jarak sehingga kita bisa bercakap-cakap dengan pihak lainnya tanpa harus bertemu secara fisik seperti Skype , whatsapp , Viber , dll. Namun biasanya itu hanya dari 1 orang kepada 1 orang, jika kita ingin meeting dengan 10 orang misalnya, maka akan kesulitan. Belum lagi dalam meeting sekarang ini biasanya menggunakan proyektor sehingga apa yang akan dibahas ditampilkan melalui proyektor agar bisa dilihat bersama-sama. Kesulitan-kesulitan tersebut membuat orang tetap harus bertemu secara fisik untuk dapat melaksanakan meeting yang diinginkan. Namun kini telah hadir satu aplikasi yang membuat melaksanakan kegiatan meeting seperti diatas menjadi mungkin tanpa harus bertemu secara fisik ! Nama aplikasi tersebut adalah ZOOM CLOUD MEETING.

Bagaimana cara menggunakan Zoom Cloud Meeting

Bagi anda yang menggunakan PC / Laptop silahkan download aplikasinya di https://zoom.us/download

Sedangkan bagi anda yang menggunakan Mobile phone berbasis android / Iphone bisa mendownloadnya di playstore / App Store.

Kemudian anda install.

Jika anda adalah presenternya (yang menjadi host yang akan mengadakan meeting) maka anda harus mempunyai account Zoom, silahkan daftarkan akun anda secara gratis. Jika telah selesai maka anda bisa mulai menjalankan aplikasi Zoom Jika anda yang akan menjadi host silahkan klik tombol Start With Video  untuk memulai meeting anda, anda harus mengaktifkan webcam di PC / Laptop anda dan perangkat anda maupun peserta harus terkoneksi dengan jaringan internet. Jika anda menggunakan HP / Tablet maka anda bisa mengaktifkan kamera depan di gadget anda. Setiap Host yang memulai sesi meeting akan diberikan satu ID Zoom Cloud unik sehingga peserta lain yang ingin join meeting tersebut bisa memasukkan ID Zoom Cloud Meeting Host untuk tersambung dengan sesi meeting yang dimulai oleh Host.

Cara mengetahui ID Zoom Cloud meeting anda adalah dengan melihat nomor unik yang tertera di pojok kiri atas tampilan Zoom anda.  Sampai sini anda sudah bisa memulai meeting dengan peserta meeting yang lain, dimana untuk free account bisa menampung hingga 50 peserta meeting sekaligus.

Fitur yang ada dalam Aplikasi Zoom Cloud Meeting

Selain hal mendasar tadi Zoom Cloud Meeting menyediakan berbagai fitur yang menunjang sesi meeting anda menjadi semakin menarik. Salah satu fitur yang paling menarik dalam Zoom Cloud Meeting adalah :

Fitur Raise Hand (Mengangkat Tangan)

Dalam suatu meeting jika ada peserta yang ingin bertanya untuk menjaga ketertiban jalannya meeting biasanya peserta tersebut akan mengangkat tangannya , untuk kemudian pemimpin meeting baru akan mempersilahkan peserta tersebut berbicara. Dalam Zoom Cloud Meeting ini fitur tersebut juga sudah disertakan. Peserta yang ingin bertanya bisa mengklik tombol Raise Hand yang ada, maka hal tersebut akan ember tahu host.

Fitur Sharing Screen (Menampilkan Layar Host Ke Peserta)

Fitur yang paling penting dalam sebuah Aplikasi Meeting, yaitu bagaimana host bisa melakukan sharing screen atau menampilkan layar monitornya kepada peserta yang lain. Kadangkala dalam sebuah meeting modern sekarang ini pemimpin meeting akan menampilkan pokok penjelasannya menggunakan proyektor yang disorotkan ke layar sehingga peserta yang lain bisa melihat pokok bahasan yang akan dibahas oleh pemimpin meeting. Dengan fitur sharing screen dalam Zoom meeting ini, maka host akan dengan mudah menampilkan sharing screennya kepada peserta meeting yang lain, sehingga peserta meeting bisa menangkap apa yang dijelaskan oleh host. Sementara gambar host akan tetap ditampilkan dalam layar kecil, sehingga peserta juga tetap dapat melihat host berbicara disamping layar yang berisi pokok bahasan yang sedang dibahas oleh host. Dengan fitur ini membuat Zoom Cloud Meeting sangat ideal digunakan untuk mengajar sesuatu tanpa peserta didik harus hadir dalam kelas. Pengajar tinggal membuka zoom meeting sebagai ruang kelas , kemudian pengajar tinggal melakukan sharing screen sehingga apa yang akan diajarkan bisa dilihat oleh peserta didik, jika mereka tidak mengerti mereka bisa mengangkat tangan untuk bertanya atau juga melalui fitur Q&A untuk chating dengan pengajar secara live.

Sharing screen dalam Zoom Cloud Meeting ini ada bermacam-macam, yaitu :

WHITE BOARD , untuk host / pengajar menggambar / menuliskan sesuatu sehingga bisa dilihat peserta lain (semacam papan tulis di depan kelas)

DESKTOP, yaitu untuk sharing layar desktop kita yang sangat berguna dalam sebuah meeting jika host ingin menunjukkan file Excel, ataupun power point untuk dibahas dalam meeting. Fungsi Desktop sharing ini sama seperti proyektor dalam sebuah meeting, yaitu menampilkan layar monitor kita ke proyektor untuk bisa dilihat oleh semua peserta meeting. Kemudian kita juga bisa sharing layar Iphone dan IPad kita dengan Zoom Meeting ini.

Selain fitur sharing screen ini ada juga sebuah fitur yang tidak kalah pentingnya yaitu fitur Chat.

Fitur Q&A / Chat

Biasanya dalam sebuah meeting yang seru, maka banyak peserta yang ingin ikut berbicara dan mengemukakan gagasan. Terbayang kan jika semua berebutan mengangkat tangan (raise hand), atau berebutan berbicara maka suasana meeting akan gaduh dan kacau. Untuk itu Zoom Cloud meeting telah menyediakan satu fasilitas khusus yaitu fitur Q&A yang bisa digunakan peserta untuk berbicara tanpa harus mengangkat tangan dan menunggu host mempersilahkan.

Setiap tulisan yang diketik dalam Q&A di perangkat peserta maka akan masuk ke kolom Chat disamping kanan layar zoom host sehingga host akan dengan mudah melihat chat tersebut untuk kemudian menjawabnya satu persatu. Dan chat inipun bukan hanya bisa dilihat oleh host namun juga bisa dilihat di layar peserta meeting lainnya.

Demikianlah secara singkat tutorial mengenai penggunaan aplikasi Zoom Cloud Meeting.